Si la pandémie du COVID-19 a amené une accélération du télétravail et de l’environnement de travail à distance, elle a également multiplié les réunions virtuelles – notamment en anglais. Comme toute présentation ou entretien d’embauche en anglais (cf ci-dessous), une réunion en anglais se prépare. Découvrez ci-dessous nos conseils pour animer une réunion en anglais de manière efficace.

1. Démarrer la réunion en anglais

Une réunion en anglais se déroule de la même manière que dans toute autre langue. En présentiel ou en virtuel derrière son écran, chacun commence par saluer l’assistance, par un « Good morning everyone » si la réunion se tient le matin, ou un « Good afternoon » en début d’après-midi. Si lancer un « Hello » à l’assemblée conviendra en toute circonstance, on peut également pronconcer un « Hi everyone » plus informel si l’on connaît déjà les autres participants (réunion régulière entre membres d’une même équipe par exemple).

Si vous animez la session, votre rôle est également de cadrer la réunion dès le début, en accordant par exemple quelques minutes aux éventuels retardataires : « Let’s wait a few minutes so everyone can join. » En cas de réunion virtuelle (sur des services de messagerie instantanée comme Teams ou Slack), n’oubliez pas de rappeler aux participants de couper leur micro si nécessaire « Please make sure you mute yourself before we start the meeting ». C’est bon, vous pouvez lancer un « Let’s get started » pour démarrer la réunion en anglais.

2. Annoncer les objectifs et rappeler le contexte

Une réunion a un but précis : avancer sur un projet, valider une action précise, informer les collaborateurs… Il est donc important de le rappeler dès le début de la séance, afin de s’assurer que l’objectif de la réunion soit clair pour chaque participant avant de démarrer. Pour cela, vous pouvez utiliser les formules suivantes :

• « We are here today to speak about… »
• « Our goal today is… »
• « Just as a reminder, I organised this meeting to discuss… »

Si besoin, n’hésitez pas à rappeler les points conclus lors de la réunion précédente :

• « In our last meeting, we agreed that… »

Vous pouvez ensuite annoncer le déroulé de la séance, en listant les points à étudier lors de celle-ci :

• « Today, we have x items on the list. »
• « This is our list of topics today : … »

3. Distribuer la parole

Il est important de savoir distribuer la parole dans une réunion, afin de faire avancer les débats et s’assurer que chacun participe. Vous pouvez par exemple lancer un tour de table afin de recueillir les idées ou retours des participants :

• « Let’s share what everyone thinks about that idea »
• « Do you have any comment or question? »

N’oubliez pas de remercier la personne qui vient de partager son avis par un :

• « Thank you for your feedback »

Pour simplement passer la parole, vous pouvez utiliser la formulation suivante :

• « Now let’s go to X to talk about… »
• « X, would you mind sharing with the team what it is about? »
• « X, maybe you would like to explain this point a little bit further? »

Avant de passer au point suivant, assurez-vous que chacun se soit exprimé en demandant une dernière fois si quelqu’un a encore un avis sur la question : « Is there any other comment on this ? ».

4. Recevoir les commentaires/critiques et y répondre

Animer une réunion signifie s’exposer aux commentaires et critiques des participants. Mieux vaut donc s’y préparer à l’avance et anticiper les éventuelles questions ou remarques des collaborateurs ou parties externes de la réunion (client, partenaire…). N’hésitez pas à rédiger une liste des retours potentiels que vous pourriez avoir, et préparez vos arguments à l’avance. Montrez-vous diplomate avant d’expliquer pourquoi vous n’êtes pas d’accord:

• «I understand your point but at the same time,…»
• «I see where you’re coming from but the initial idea was to…»
• «I think you’re right in a way because…but if we look at this issue from another perspective then…»
• «Maybe we should vote on this point? »

Il peut toutefois arriver que l’on soit bloqué par une question, ou que l’on ne puisse fournir tous les éléments de réponse. Voici quelques expressions à utiliser dans ce cas :

• « Let me have a look and get back to you on this point »
• « I will make a note and double check this first thing tomorrow »
• « I will speak to X to see what they think and get back to you shortly ».

5. Respecter le timing

Une réunion dure en général une heure (voire deux pour des projets de grande ampleur). Il est donc essentiel de vérifier le timing pour éviter de dépasser la plage horaire prévue (les autres participants sont certainement occupés à d’autre tâches après la réunion), et s’assurer d’avoir le temps de passer en revue tous les points prévus au départ.

Respecter le timing signifie s’assurer de la répartition du temps de parole de chaque participant, et du temps restant avant la fin de la session. Si vous avez pris du retard, vous pouvez invitez chacun à accélérer un peu avec :

• « We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please »
• « We have only X minutes left, so let’s try to go straight to this point ».

S’il est trop tard pour passer en revue un élément, n’hésitez pas à le reporter à la session suivante si cela est possible et qu’il ne s’agit pas d’un point bloquant : « Maybe we can get back to this point in our next meeting ».

6. Conclure la réunion

C’est l’heure de conclure la réunion. Avant de remercier les participants, il est important de résumer la liste des décisions prises lors de la réunion, avec des formules du type

• « To summarise what we said… »
• « We agreed on the following points: »
• « To conclude this session… »
• « To wrap up this meeting… »

N’hésitez pas à reprendre cette liste par écrit et à envoyer ce résumé par email à l’ensemble des participants après la réunion, en indiquant si besoin les responsables et les dates de livraison souhaitées de chaque action décidée lors de la session. Vous pouvez par exemple intituler votre email « Meeting X – Minutes ».

7. Remercier les participants

Avant de terminer la réunion, n’oubliez pas de remercier les participants. Vous pouvez simplement dire :

• « Thank you all for coming »
• « Thank you all for joining »
• « Thank you all for your time and contibution today »

Si vous animez une réunion virtuelle qui compte un grand nombre de participants, vous pouvez également publier un message écrit de remerciement dans le chat de la discussion.

Avant de dire au revoir, rappelez une dernière fois le prochain rendez-vous s’il s’agit d’une réunion régulière :

• « Enjoy the rest of the day and see you next… »
• « We’ll see everyone next… ».

C’est l’heure de saluer les participants par un « Bye everyone» ou juste « Bye ».

8. Mettre en pratique vos compétences interculturelles

Dernier conseil : n’oubliez pas qu’une langue, c’est aussi une culture avec ses propres codes, qui diffèrent parfois beaucoup des vôtres. C’est le cas de l’anglais bien sûr. Un Anglais préférera éviter les conflits. Face à un Britannique, veillez à rester poli et présenter vos pensées de manière positive. Soyez chaleureux et évitez toute phrase négative pour vous assurer une réunion professionnelle an anglais efficace et sans accroc.

Pour en savoir plus sur les équipes multiculturelles à distance, téléchargez notre eBook (en anglais) « Leading multicultural teams in virtual environments ».

Expressions utiles pour vos réunions en anglais :

Démarrer la réunion

• Let’s get started ! = Commençons !
• Shall we start? = On commence ?
• Let’s wait a few minutes so everyone can join = Attendons quelques minutes que tout le monde arrive
• Please make sure you mute yourself before we start the meeting = Merci de couper votre micro avant de commencer la reunion
• Has everyone received the agenda? = Tout le monde a reçu l’ordre du jour ?
• Can everyone see the screen? = Tout le monde peut voir l’écran ?
• Can you all hear me? = Tout le monde m’entend ?

Annoncer les objectifs

• The purpose of this meeting is to = Le but de cette réunion est de
• We need to discuss x topics = Nous devons aborder x sujets
• Today, we have x items on the list = Aujourd’hui nous avons x sujets sur la liste
• Here’s our list of topics today = Voici la liste des sujets du jour

Distribuer la parole

• Who would like to start? = Qui veut commencer ?
• Let’s see what everyone thinks about that idea = Voyons ce que chacun de vous pense de cette idée
• Who would like to speak? = Qui veut prendre la parole ?
• Thank you for your feedback = Merci pour votre/vos retour/s
• Now let’s go to X to talk about…  = Au tour de X de parler maintenant de…
• X, would you mind telling the team what it is about? = X, pourriez-vous expliquer à l’équipe de quoi il s’agit ?
• Do you have any comment? = Avez-vous des commentaires ?
• Is there any other comment or question?  = Y a-t-il d’autres commentaires ou questions ?

Recevoir les commentaires et y répondre

• Let me have a look and get back to you on this point = Laissez-moi regarder et revenir vers vous sur ce point
• I will make a note and double check this first thing tomorrow = J’en prends note et vais vérifier cela demain a la prèmiere heure
• I will speak to X to see what they think and get back to you shortly = J’en parlerai à X pour voir ce qu’elle/il en pense et reviendrai vers vous le plus tôt possible
• Would you like to clarify this point? = Pourriez-vous éclaircir ce point ?
• What do you mean/In what sense? = Que voulez-vous dire ?

Respecter le timing

• We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please = On est un peu en retard, il va donc falloir parler des points suivants rapidement.
• We have only X minutes left, so let’s go straight to this point = Il ne nous reste que X minutes, alors passons directement à ce sujet
• Maybe we can get back to this point in our next meeting = Peut-être pouvons-nous revenir sur ce point à la prochaine réunion
• Let’s move on to the next point = Passons au point suivant
• Let’s get back on track = Revenons au sujet

Conclure la réunion

• To summarise what we said = Pour résumer ce que nous avons dit
• To conclude this session / To wrap up this meeting = Pour conclure cette réunion
• We’ve covered everything = Nous avons fait le tour
• Let’s close= Concluons
• Shall we close this item ? = Peut-on clore le sujet ?

Remercier les participants

• Thank you all for coming and have a lovely rest of the day
• Thank you all for joining and sharing your thoughts
• See you next…
• We’ll see everyone next…
• Meeting X – Minutes = Compte-rendu réunion X (pour un email récapitulatif post-réunion)

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour bien gérer vos réunions en anglais alors good luck !